Outsourcing nghĩa là khi một nhà máy hay một công ty đồng ý nhận linh kiện,phụ tùng do một nhà cung cấp khác hoặc một nhà sản xuất khác cung ứng và như vậy đỡ tốn kém hơn là tự mình làm lấy.Trên các báo người ta thường nói là “hợp đồng thuê ngoài” hay “dịch vụ gia công”. Để giải quyết các vấn đề về lợi ích và chi phí, có một giải pháp chung: outsourcing một phần hoặc toàn bộ dịch vụ về CNTT.
Điều này mang đến những điểm lợi về:
- Chuyên môn: Nhà cung cấp outsourcing là đơn vị chuyên nghiệp về CNTT nên có hệ thống đào tạo bài bản cho nhân viên,cũng như các phòng lab để thử nghiệm giải pháp trước khi đưa ra cho khách hàng. Họ cũng có các hệ thống giám sát về chất lượng công việc của nhân viên và đảm bảo quy trình dịch vụ. Các dịch vụ họ cung cấp do đó có tính chuyên nghiệp cao.
- Hiệu suất: Nhà cung cấp outsourcing có thể điều phối nhân lực, do đó với những nhân lực quý hiếm, họ sẽ sử dụng triệt để. Kết quả là họ có thể tính mức phí thấp hơn là khách hàng tự làm. Hầu hết các công ty chuyển sang dùng outsourcing đều ghi nhận mức chi phí hỗ trợ CNTT giảm từ 20-30%.
- Dự phòng: Là thế mạnh rõ ràng của outsourcing. Với lực lượng đông đảo, các nhà cung cấp không khó khăn gì để đảm bảo khách hàng được phục vụ liên tục. Họ thường có cơ chế để luôn luôn có một số nhân viên có thể thay thế lẫn nhau cho một khách hàng. Nhiều nhà cung cấp outsourcing cẩn thận cất giữ một bản sao các tham số hoặc cơ sở dữ liệu hệ thống của từng khách hàng, để nếu có rủi ro vật lý (cháy, thiên tai) thì vẫn có thể khôi phục lại hệ thống. Các rủi ro về gián đoạn hoạt động do thiếu dự phòng của DN do đó sẽ chuyển hết sang nhà cung cấp outsourcing.
- Tâm lý: Đối với nhà cung cấp outsourcing, nhân viên CNTT là lực lượng lao động chính, nên họ có thể cất nhắc nhân viên lên các vị trí cao, thậm chí là lãnh đạo công ty. Do đó các nhân viên cũng có động lực mạnh hơn để trau dồi chuyên môn và gắn bó với nhà cung cấp.
Theo các đánh giá trên thì outsourcing có nhiều điểm lợi
- Bảo mật: Là vấn đề nhiều CIO hoặc Product Manager/Brand Manager lo ngại nhất. Họ sợ các nhân viên outsourcing sẽ tiết lộ thông tin của công ty ra ngoài, thậm chí cho các đối thủ.
- Trách nhiệm: Nhà cung cấp thiếu trách nhiệm, chậm trễ và không cung cấp nhân viên với phẩm chất cần thiết sẽ làm gián đoạn công việc của DN
- Chất lượng: Đây thường là vấn đề của giai đoạn chuyển tiếp từ dịch vụ nội bộ sang outsourcing. Trong thời gian đầu (có thể kéo dài cả năm) nhân viên outsourcing chưa nắm rõ hệ thống của DN, gây chậm trễ trong giải quyết sự cố hoặc sai sót
- Chi phí: Thống kê chung cho thấy sử dụng outsourcing tiết kiệm hơn so với tự làm, nhưng điều đó không có nghĩa là cứ outsourcing thì sẽ tiết kiệm chi phí. Hợp đồng outsourcing không chặt chẽ có thể gây phát sinh chi phí lớn cho DN (chẳng hạn khi phát hiện những nội dung dịch vụ chưa có trong hợp đồng).