Business Intelligence viết tắt BI giúp các công ty tổ chức và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Giải pháp BI giúp công ty thu thập dữ liệu từ nội bộ công ty (dịch vụ khách hàng, marketing, bán hàng…) cũng như các nguồn dữ liệu từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, truyền thông xã hội, kinh tế vĩ mô…) rồi tiến hành phân tích, đánh giá rồi cho ra các bản báo cáo có ích cho chiến lược kinh doanh.
Thị trường phần mềm BI đang phát triển nhanh chóng vì dữ liệu kinh doanh có nhu cầu được phân tích ngày càng gia tăng. Trong thời gian gần đây, các công ty ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc các phần mềm doanh nghiệp khác đang đứng trước các ngọn núi dữ liệu cần được phân tích. Ngoài ra, sự phát triển của Web cũng như mạng xã hội cũng làm tăng nhu cầu sử dụng các các công cụ cho phép phân tích các bộ dữ liệu rộng lớn và tổng thể.
Một trong những xu hướng lớn nhất trong thị trường BI là sự thay đổi trong kiến trúc và thiết kế giao diện người dùng để cho ứng dụng này thân thiện hơn với người sử dụng. Thực vậy, các ứng dụng phần mềm BI ngày nay không chỉ dành riêng cho chuyên viên CNTT như trước đây, mà ngày càng được các nhân viên kinh doanh sử dụng nhiều hơn để phân tích dữ liệu đặc biệt của từng phòng ban trong doanh nghiệp, ví dụ như bộ phận tiếp thị, kinh doanh bán hàng…
Tìm công cụ BI phù hợp với nhu cầu của bạn
Công cụ business intelligence có thể được phân chia thành ba loại ứng dụng chính: công cụ quản lý dữ liệu, ứng dụng khám phá dữ liệu và các công cụ báo cáo được thể hiện ở trên cả bảng điều khiển (dashboard) lẫn phần mềm trực quan. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích các ứng dụng BI có thể giúp quá trình ra quyết định (decision making) dựa trên phân tích dữ liệu của doanh nghiệp ứng dụng sẽ trở nên có định hướng hơn.
Nhu cầu sử dụng công cụ BI của bạn phụ thuộc vào dữ liệu của bạn đang được quản lý thế nào và bạn muốn phân tích chúng ra sao. Hầu hết các nguồn dữ liệu kinh doanh (data source) của bạn nằm rải rác trên các mẫu cơ sở dữ liệu giao dịch (transactional databases pattern) khác nhau, do vậy, bạn cần phải xây dựng một kho dữ liệu tập trung (data warehouse) để gom chúng lại rồi sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu với các tính năng ELT (kết xuất, biến đổi định dạng, sao lưu dữ liệu) nhằm phục vụ cho việc tái cấu trúc và di trú dữ liệu.
Khi cấu trúc dữ liệu được tái cấu trúc thành định dạng phổ biến, bạn có thể tiến hành khám phá dữ liệu (data mining) với các công cụ phân tích dữ liệu trực tuyến OLAP (Online Analytical Processing), khai thác dữ liệu (data mining) và khả năng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo tình thế (ad-hoc report). Thông tin cuối cùng được tập trung lưu trữ trong kho dữ liệu sẽ cho phép người dùng nhanh chóng truy xuất ra các báo cáo mà không tác động đến hoạt động của các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp khác (CRM, ERP, SCM…) của công ty.
Bạn có thể hình dung cụ thể hơn về giải pháp BI với hình minh họa bên dưới
Kiến trúc phần mèm Business Intelligence (BI)
Tuy nhiên, đây không phải cách tiếp cận duy nhất để triển khai BI cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn chỉ phân tích dữ liệu từ một nguồn duy nhất, chức năng ETL và kho dữ liệu tập trung là không cần thiết. Ngược lại, bạn có thể trang bị nhiều kho dữ liệu, và điều này đòi hỏi nhiều công cụ khác nhau để kết nối cơ sở dữ liệu giữa các máy chủ và các ứng dụng BI khác cần truy cập vào cơ sở dữ liệu đó.
Công cụ quản lý dữ liệu
Dữ liệu tốt sẽ cho ra các quyết định chính xác. Công cụ quản lý dữ liệu giúp làm sạch “dữ liệu bẩn”, tổ chức thông tin bằng cách cung cấp cho người dùng các biểu mẫu, cơ cấu, và chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho công tác phân tích.
- Quản lý chất lượng dữ liệu: Giúp các doanh nghiệp duy trì cơ sở dữ liệu sạch, theo chuẩn mực và không bị lỗi. Dữ liệu được tiêu chuẩn hóa là đặc biệt quan trọng khi tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Quản lý chất lượng dữ liệu đảm bảo việc phân tích về sau sẽ đúng đắn, qua đó cung cấp những cải tiến và sáng kiến trong kinh doanh.
- Kết xuất, Chuyển đổi & Sao lưu dữ liệu (ETL): Chức năng ETL đóng vai trò thu thập dữ liệu (extract) từ các nguồn bên ngoài, biến đổi (transform) dữ liệu đó theo định dạng phù hợp, rồi sao lưu (load) chúng vào cơ sở dữ liệu tập trung. Vì dữ liệu đầu vào thường tồn tại ở các định dạng khác nhau, cho nên các nhà phân tích sẽ sử dụng công cụ ETL để đồng bộ và hợp thức hóa dữ liệu nhằm phục vụ cho các phân tích hữu ích về sau.
Ứng dụng khám phá dữ liệu
Khả năng sàng lọc phân tích dữ liệu và cho ra những kết luận đầy ý nghĩa và hữu ích là một trong những lợi ích thuyết phục nhất của công cụ quản trị doanh nghiệp thông minh BI. Ứng dụng khám phá dữ liệu (data discovery) giúp người sử dụng thấy được ý nghĩa của dữ liệu mà họ được cung cấp, dù chúng chỉ mới được xử lý nhanh chóng, bằng đa biến phân tích OLAP hay thông qua các thuật toán tiên tiến cũng như các tính toán thống kê trong quá trình khai thác dữ liệu (data mining).
- Khai thác dữ liệu: Chức năng khai thác dữ liệu (data mining) có khả năng lọc tìm kiếm trên một số lượng lớn thông tin để nhận ra các mẫu dữ liệu (data patterns) mới và cũ. Đây là khâu xử lý dữ liệu trung tâm, xoay quanh nó là các nghiệp vụ phân tích dữ liệu khác (tính năng dự báo phân tích chẳng hạn). Quy mô cơ sở dữ liệu trong kho là quá lớn và phức tạp để có thể nhận biết bằng mắt thường hoặc thông qua một truy vấn đơn giản. Do vậy, tính năng data mining giúp người dùng phân tích dữ liệu một cách có định hướng với sự giúp đỡ của các công cụ tự động phát hiện các xu thế kinh doanh trước đây bị lãng quên.
- Xử lý dữ liệu trực tuyến (OLAP): Chức năng OLAP cho phép người dùng thao tác và phân tích dữ liệu đa chiều đến từ nhiều nguồn cung cấp dữ liệu đầu vào khác nhau (ERP, SCM, CRM…). Thông thường OLAP được cấu thành từ 4 thao tác phân tích dữ liệu chính bao gồm: cuộn lên (roll up) để xem dữ liệu ở mức độ tổng quát; truy xuống (drill-down) để biết chi tiết các dữ liệu theo các phương pháp hợp nhất (gộp)-phân loại (lọc)-sắp xếp dữ liệu; chọn và chiếu (slice-and-dice) giúp tiếp tục chia nhỏ dữ liệu và phân tích từng chi tiết thông tin khác nhau; và xoay chiều (pivot) xoay khối dữ liệu để quan sát thông tin từ các góc độ khác nhau. Ví dụ, OLAP cho phép người sử dụng có thể phân tích số liệu kinh doanh từ phần mềm bán hàng POS theo từng nguồn khách hàng, kênh, chi nhánh, phòng ban, nhân viên, ngày giờ, thời gian… bán hàng.
- Phân tích dự đoán: Phân tích dữ liệu hiện tại và trong quá khứ để đưa ra dự đoán về những rủi ro hoặc cơ hội trong tương lai. Một ví dụ điển hình là chức năng tính điểm tín dụng của các ngân hàng. Bằng các phân tích dựa trên tình trạng tài chính hiện tại của một cá nhân, các tổ chức tín dụng có thể đưa ra dự đoán về hành vi tín dụng của cá nhân đó trong tương lai.
- Phân tích ngữ nghĩa và văn bản: Kết xuất và diễn giải một khối lượng lớn văn bản để xác định kiểu loại, mối quan hệ và tình cảm của khách hàng. Sự phổ biến của nền tảng truyền thông xã hội khiến bộ môn phân tích văn bản trở nên có giá trị đối với các các công ty có sự hiện diện xã hội rộng rãi. Do vậy, hiểu rõ các xu hướng ngữ nghĩa (semantic) là một công cụ mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả ý định mua hàng cũng như sự hài lòng của khách hàng khi tiếp xúc với các kênh truyền thông của công ty.
Các công cụ báo cáo
Các đầu mục báo cáo là công cụ quan trọng giúp trình bày và truyền đạt dễ dàng những kết quả phân tích dữ liệu. Người sử dụng Business Intelligence ngày nay không chỉ là các nhân viên CNTT mà còn cả nhân viên kinh doanh nữa. Những người này cần giao diện người dùng (UI) thân thiện và các thông tin cần nhanh chóng được hiển thị một cách dễ hiểu hơn. Để đáp ứng lại điều này, các nhà cung cấp BI phải làm việc nhiều hơn để dấu đi sự phức tạp của ứng dụng BI cũng như tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm người dùng (UX).
- Công cụ báo cáo trực quan: Giúp người dùng tạo ra bản đồ họa mô tả các dữ liệu thông qua một giao diện người dùng đơn giản. Khả năng hiển thị các thông tin trong một màn hình dữ liệu đồ họa (trái với với lời nói hoặc con số) có thể giúp người sử dụng hiểu dữ liệu một cách sâu sắc hơn. Ngoài ra, công cụ tương tác mới có thể cung cấp cho các phòng ban khả năng thực thiện các phân tích và báo cáo theo thời gian thực.
- Bảng điều khiển trung tâm: Bảng điều khiển trung tâm (dashboard) là nơi các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) hiển thị, điều này giúp nhà quản lý tập trung cải thiện các số liệu quan trọng cho việc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Giao diện bảng điều khiển chính thường là trình duyệt Web nên giúp cho bất kỳ người sử dụng nào (được phân quyền) đều có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng mọi nơi mọi lúc.
- Viết báo cáo tự động: Cho phép người sử dụng truy vấn vào các nguồn dữ liệu khác nhau (bảng tính, CSDL, XML, HTML…) để thiết kế và tạo ra các báo cáo tùy chỉnh. Nhiều hệ thống CRM và ERP tích hợp công cụ lập báo cáo tự động. Tuy nhiên, người dùng có thể trang bị một ứng dụng riêng lẻ nhằm mục đích tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo tình thế (ad hoc reports) dựa trên các truy vấn phức hợp. Tính năng này đặc biệt có ý nghĩa cho các công ty luôn thay đổi phương pháp phân tích nhưng vẫn cần xuất ra các báo cáo mới một cách nhanh chóng.
- Scorecarding: Chức năng thẻ điểm (score cards) giúp cho doanh nghiệp thiết lập, thực hiện, giám sát các hoạt động kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Sau khi đã thiết lập và phát triển các chiến lược, doanh nghiệp sẽ triển khai, thực hiện & giám sát chiến lược thông qua 4 khía cạnh. Bốn khía cạnh này sẽ tạo ra sự khác biệt giữa doanh nghiệp thành công và doanh nghiệp kém hiệu quả.
- Tài chính: Doanh nghiệp đo lường và giám sát các yêu cầu & kết quả về mặt tài chính
- Khách hàng: Đo lường và giám sát sự thỏa mãn khách hàng và các yêu cầu về các kết hoạt động đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của khách hàng.
- Quy trình nội bộ: Đo lường & giám sát các chỉ số và các yêu cầu của các quá trình trọng yếu trong nội bộ doanh nghiệp hướng đến khách hàng
- Đào tạo & phát triển: Tập trung vào cách thức doanh nghiệp giáo dục & đào tạo nhân viên, nâng cao kiến thức và cách thức doanh nghiệp đã sử dụng kho kiến thức này để duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Doanh nghiệp bạn nên ứng dụng loại công cụ BI nào
Trước khi tìm mua ứng dụng Business Intelligence, bạn cần phải xác định doạnh nghiệp của mình thuộc nhóm người mua nào:
Nhân sự phòng kinh doanh và các phòng ban khác. Những người dùng này ủng hộ các nhà phát triển nhỏ cung cấp các công cụ BI có tính năng khám phá dữ liệu thay vì hệ thống BI truyền thống phức tạp. Đối với họ, triển khai nhanh chóng và khả năng dễ sử dụng là các yếu tố quan trọng hơn tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp. Người mua thường là các doanh nghiệp cần giải pháp BI để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các nhân viên kinh doanh hơn là cho các nhân viên CNTT.
Nhân viên IT. Các khách hàng truyền thống thường tập trung hơn vào chức năng và khả năng tích hợp của BI vào hạ tầng CNTT hoặc với các ứng dụng của bộ giải pháp tổng thể doanh nghiệp ERP. Đối với túp người mua này, việc tích hợp giữa các ứng dụng hay các phòng ban khác nhau quan trọng hơn khả năng dễ sử dụng.
Xu thế thị trường
Xử lý và phân tích dữ liệu số lượng lớn các dữ liệu (big data). Mạng Internet đang nhanh chóng tạo ra một khối lượng khổng lồ các dữ liệu. Theo International Data Corporation (IDC), khối lượng dữ liệu sử dụng trong năm 2011 đã đạt tới 35,2 zettabyte (một tỷ terabyte) trên toàn thế giới. Hiện tượng này trong giới CNTT được gọi là “Big Data”. Các công ty phát triển phần mềm phân tích dữ liệu kinh doanh đang không ngừng bổ sung kho kho dữ liệu của họ và tăng cường khả năng phân tích để theo kịp với nhu cầu của các doanh nghiệp ứng dụng.
Người dùng ở nhiều bộ phận phòng ban và không chỉ giới hạn cho các chuyên viên IT. Đây là một xu hướng quan trọng đang ngày càng mở rộng trên thị trường. Các doanh nghiệp ứng dụng Business Intelligence mong muốn các nhân viên ở các phòng ban khác ngoài CNTT đều tiếp cận được dữ liệu kinh doanh đã qua phân tích. Vì vậy, trong quá trình tìm mua, nhiều doanh nghiệp coi tính dễ sử dụng (ease-of-use) cũng quan trọng không kém chức năng và tính năng của giải pháp BI. Kết quả là, các nhà cung cấp nhỏ nhanh chân phát triển công cụ khám phá dữ liệu BI trực quan tương tác thực sự tốt và dần chiếm được thị phần. Điều này khiến các nhà cung cấp BI truyền thống quay sang bắt chước các đối thủ mới nổi với việc cải thiện khả năng dễ sử dụng cho sản phẩm của mình.
Phần mềm dịch vụ (SaaS). Ngày càng có nhiều doanh nghiệp cân nhắc ứng dụng SaaS Business Intelligence (BI điện toán đám mây) thay thế cho giải pháp BI cài đặt tại chỗ (local PC installed) truyền thống. Chi phí là động lực chính thúc đẩy xu hướng này. Kết quả kinh doanh nghèo nàn càng thúc đẩy các công ty xem xét yếu tố giá rẻ của phần mềm BI online và các nhà cung cấp BI mã nguồn mở. Tất nhiên, các quan niệm về tính dễ sử dụng, triển khai nhanh hơn và chi phí đầu tư thiết bị và hạ tầng CNTT giảm… cũng góp phần thúc đẩu xu hướng này. Trên thực tế, các nhà phát triển phần mềm BI cài đặt trên PC cũng phản ứng bằng cách phát triển phát triển công nghệ BI điện toán đám mây song song với giải pháp hiện có.
Ứng dụng BI di động. Sự phát triển bùng nổ của máy tính bảng và điện thoại thông minh chạy hệ điều hành iOS, Android, Window Phone đang thúc đẩy các nhà cung cấp (ví dụ như Microsoft, Oracle…) phát triển các ứng dụng kinh doanh thông minh trên các thiết bị di động (on-the-go). Các nhà phân tích nghĩ rằng ứng dụng BI di động sẽ giúp gia tăng số người sử dụng BI và các đối tượng sử dụng cũng sẽ rộng lớn hơn.